ODTUMİST-İSTANBUL ODTÜ MEZUNLARI DERNEĞİ

Burs Havuzu Çalışma Grubu Yönetmeliği Değişikliği

İndirmek için tıklayınız

 

İSTANBUL ORTA DOĞU TEKNİK ÜVERSİTESİ MEZUNLARI DERNEĞİ

Burs Havuzu Çalışma Grubu (BHÇG) Yönetmeliği

 

 

Tanımlar

Madde 1

1.1) Burs Havuzu Çalışma Grubu, İstanbul Orta Doğu Teknik Üniversitesi Mezunları Derneği bünyesinde oluşturulmuş bir gönüllü çalışma grubudur. (Bundan sonraki maddelerde adı BHÇG olarak geçecektir.)

1.2) İstanbul Orta Doğu Teknik Üniversitesi Mezunları Derneği’nin adı bundan sonraki maddelerde “Dernek” olarak geçecektir.

1.3) Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nin adı  bundan sonraki maddelerde ODTÜ veya ÜNİVERSİTE  olarak geçecektir

Amaç

Madde 2

2.1) BHÇG’nin amacı, ODTÜ’de eğitim gören ve maddi desteğe gereksinim duyan lisans öğrencilerine aşağıdaki Burs Uygulama Esasları başlığı altındaki maddelerde belirlenen koşullarla burs verilmesini sağlamak, burs alan öğrencilerin kişisel ve toplumsal duyarlılık gelişimine katkıda bulunacak projeler yürütmek veya bursiyer öğrenciler tarafından yürütülmesini teşvik etmek ve koordinasyonunu sağlamaktır.

2.2) BHÇG, Dernek ve burs fonuna düzenli ve/veya münferiden yapılan bağışlarla sağlanan kaynakların, verilecek burslar ve öğrencilerin gelişimine katkıda bulunacak alanlarda kullanımının yönetilmesini sağlar.

2.3) BHÇG ve Dernek üyeleri ile burs alan öğrenciler arasındaki iletişim ve koordinasyonun kurulması için, burs alan öğrenciler içinde de bir gönüllü grubunun oluşmasını destekleyici politikalar geliştirir.

 

Yapı

Madde 3  

3.1) BHÇG üyeleri Burs fonuna düzenli bağış yapan veya başka şekillerde katkı sağlayan Dernek üyelerinden oluşur. BHÇG üyeleri, bu yönetmelikte yer alan kurallara uyarak, gönüllü çalışmayı kabul ederler.

3.2) BHÇG’na üye olacak yeni adaylar en az iki BHÇG üyesi tarafından önerilir ve BHÇG toplantısında Madde 4’deki kurallara göre oylanıp kabul edilir. Yeni üyenin adı, mezun olduğu bölümü, dönemi ve mezuniyet yılı ile önerenlerin adları ile toplantıya katılanların sayısı ve kabul edenlerin sayısı toplantı tutanağına geçirilir.

3.3) Dernek üyesi olmayan ancak BHÇG çalışmalarına çeşitli yollarla destek vermek isteyen ODTÜ mezunu gönüllüler, gönüllü üye olarak gruba katılabilirler. Gönüllü üye en az iki BHÇG üyesi tarafından önerilir, katkı sağlamak istediği husus ve yöntem değerlendirilmek suretiyle Madde4’deki kurallara göre oylanıp kabul edilir. Gönüllü üyeler oylamalara katılamaz.

3.4) Gönüllü üye sayısı BHÇG üye toplam sayısının %25’inden çok olamaz.

3.5) Dernek Yönetim Kurulu’ndan en az bir kişi BHÇG’de yer alır. Bu kişi/kişiler Dernek Yönetim Kurulu tarafından seçilir ve BHÇG’ye bildirilir. bu kişiler BHÇG’de alınan karar ve önerilerin, Dernek Yönetim Kurulu toplantıları gündemine alınmasına aracılık yapar ve orada alınan BHÇG ile ilgili karar ve önerileri BHÇG üyelerine aktarırlar.

3.6) BHÇG çalışmalarının koordinasyonunun sağlanması için, üyeler arasından bir kişi, BHÇG Dönem Koordinatörü olarak seçilir.

3.7) BHÇG Dönem Koordinatörü, DERNEK ve BHÇG üyesi olmak zorundadır. BHÇG Dönem Koordinatörlüğü süresi bir yıldır. BHÇG Dönem Koordinatörü seçimleri her yıl Mart ayı içinde yapılır. BHÇG Dönem Koordinatörü seçiminin yapılacağı toplantı tarihi üyelere en az bir önceki BHÇG toplantısında bildirilir. Dönem Koordinatörü görev süresini tamamlamadan ayrılırsa yeni koordinatör seçimi ayrılış tarihini takip eden ilk çalışma grubu toplantısında yapılır ve seçilen koordinatör dönem sonuna kadar görev yapar.

3.8) BHÇG Dönem Koordinatörü seçilebilmek için, adaylığını açıklar veya aday gösterilir ve Madde 4’deki kurallara göre oylanıp seçilir. İkiden çok aday varsa, birinci turda en çok oyu alan iki adaydan ikinci turda en çok oy alan seçilir. Eşitlik durumunda kura çekilir. Yeni Dönem Koordinatörünün adı, mezun olduğu bölümü, dönemi ve mezuniyet yılı ile toplantıya katılanların sayısı ve kabul edenlerin sayısı toplantı tutanağına geçirilir.

3.9) BHÇG’de Başkanlık veya Dönem Koordinatörlüğü yapanlar yeniden BHÇG Dönem Koordinatörü seçilebilirler.

3.10) BHÇG Dönem Koordinatörü ve üyeleri, Dernek Yönetim Kurulu toplantılarına veya onların önerecekleri diğer toplantılara davet üzerine veya kendi talepleri ile katılabilir, kendilerine önceden bildirilmiş konular ile ilgili bilgilendirme yapabilir.

3.11) Dernek Burs Sorumlusu veya bu amaçla Yönetim kurulu onayıyla görevlendirilmiş Dernek çalışanı BHÇG’nin tüm toplantılarına katılır ve alınan kararların uygulanması için gerekli aksiyonları alır.

3.12) Çalışma Grupları Yönetmeliğinde belirtilen “Yürütme Kurulu” Madde 4’deki kurallara göre oylanıp seçilir.

3.13) BHÇG, bursiyerler ve burs bağışçılarına yönelik çalışma yapan Çalışma Grupları ile (Mentorluk, Maraton, Staj, vb) koordinasyon içinde çalışır. BHÇG Dönem Koordinatörü ve görevlendirilen üyeler bu çalışma gruplarında da yer alır.

3.14) Bu yönetmelikte yer almayan konularda Dernek Çalışma Grupları Yönetmeliği ve Dernek Tüzüğü geçerlidir.

Oylama ve Oylama Tanımlamaları

Madde 4

4.1) Yönetmelik değişikliği, BHÇG Dönem Koordinatörü seçimi, bütçe, bütçe revizesi ile burs fonuna katkı sağlayan ve bursiyerleri etkileyecek finansal konuları kapsayan değişiklik önerileri, oylama yapılacak toplantıdan en az bir hafta öncesinden BHÇG üyelerine duyurulur.

4.2) Oylamalar toplantılar sırasında yapılır. Normal toplantı ortamında yapılacak oylamalarda karar yeter sayısı için, yukarıda ilgili maddelerinde belirtilen konular dışındaki oylamalarda toplantıya en az yedi üyenin katılması ve oy çokluğu ile karar oluşturulması gerekir. Oylamalar açık oylama ile el kaldırılarak yapılır. Oylama sonucu, konu, toplantıya katılan sayısı ve kabul edenler sayısı toplantı tutanağına yazılır.

4.3) Elektronik ortamda oy kullanma: Oylama için toplantı yapmanın mümkün olmadığı durumlarda oylama sanal ortamda yapılabilir. Ayrıca toplantıda toplantı yeter sayısı sağlanamamışsa, toplantıya katılamayan üye e-posta yoluyla oy kullanabilir. İlgili oyun ya da oyların oylamanın yapıldığı zamanda gönderilmesi ve e-posta çıktısı alınması sonrasında oy geçerliliği kabul edilir.

 

 

Toplantı Düzeni

Madde 5

5.1) Dernek Burs Sorumlusu toplantılarına katılmak, toplantı gündemini takip etmek, gerekli hazırlıkları yapmak ve toplantı notlarını tutmak ve yayınlamak ile sorumludur. Dernek Burs Sorumlusu, BHÇG Toplantı gündemi, toplantıya sunulan çalışma ve öneriler ile toplantı tutanaklarını sıralı bir şekilde dosyalamalı ve saklamalıdır. Burs sorumlusunun yokluğunda, bu çalışmaları, BHÇG Dönem Koordinatörü yerine getirir.

5.2) BHÇG Dönem Koordinatörünün katılamadığı toplantılara, toplantıya katılanların arasından oy çokluğu ile toplantı Koordinatörü seçilir ve onun yönetiminde toplantı gerçekleştirilir. Toplantı liderliği BHÇG üyeleri arasında dönüşümlü olarak yapılabilir.

5.3) BHÇG toplantılarında, bir sonraki toplantının yeri ve tarihi kararı alınır ve tutanağa not düşülür.

5.4) BHÇG Dönem Koordinatörü ya da Dernek Sorumlusu, Toplantı gündemini toplantı tarihinden en az iki işgünü öncesinde yayınlar. Üyeler, toplantı gündemi için toplantı öncesinde BHÇG Dönem Koordinatörüne önerilerini iletebilirler.

5.5) Toplantı gündeminde olmayan, ancak toplantıda ele alınması istenilen konular, toplantı başlamadan, toplantıya katılanların çoğunluğunun kabulü ile gündeme alınabilir.

 

Güvenoyu Talebi, Üyeliğin Dondurulması ve Üyeliğin Düşürülmesi

Madde 6

6.1) Güvenoyu talebi:

BHÇG Dönem Koordinatörü kendi iradesi veya mevcut üyelerden en az üç kişinin gerekçeli istemi doğrultusunda, kendisi için BHÇG üyelerinden güvenoyu talebinde bulunabilir. Güvenoyu oylaması Madde 4’deki kurallara göre yapılır ancak oylamada en az 10 üyenin bulunması gerekir. Güvenoyu alamayan BHÇG Dönem Koordinatörü yerine, dönemin kalan kısmı için Madde 4’e göre BHÇG Dönem Koordinatörü seçilir. Yeni BHÇG Dönem Koordinatörünün adı, bölümü, dönemi ve mezuniyet yılı ile toplantıya katılanların sayısı ve kabul edenlerin sayısı toplantı tutanağına geçirilir.

6.2) BHÇG üyeliğinin dondurulması:

Dernek Yönetim Kurulu kararı veya BHÇG üyelerinin kararı ile toplantılara uzun süre katılmayan veya elektronik ortamda çalışmalara destek ve görüş vermeyen veya grup çalışmalarını olumsuz etkileyecek çalışmalar yaptığı öne sürülen BHÇG üyelerinin (gönüllü üyeler dahil) üyeliği dondurulabilir. Üyeliğin BHÇG üyelerinin kararıyla dondurulması en az üç BHÇG üyesi tarafından önerilir ve Madde 4’e göre karar verilir. Üye, kendi isteği ile de üyeliğini dondurabilir. Üyeliği dondurulan üyenin adı, önerenlerin sayısı ile toplantıya katılanların sayısı ve kabul edenlerin  sayısı toplantı tutanağına geçirilir. Üyeye, üyelik statüsündeki değişim hakkında bilgilendirme elektronik ortam aracılığıyla yapılır. Üyeliği dondurulan BHÇG üyesi, toplantılara ve oylamalara katılamaz. Elektronik haberleşme ortamındaki yazışmalara ve toplantı karar tutanaklarına erişemez.  Üyeliğin yeniden aktif hale gelebilmesi için üyenin 3 ay süre ile toplantılara katılması gerekmektedir. Geçerli bir mazeret ile katılınamayan toplantılar nedeniyle bu sürede katılınması gereken toplantı sayısını tamamlayana kadar ancak en fazla eksik toplantı sayısının fiilen toplanabildiği süre kadar uzatılır

6.3) BHÇG üyeliğinin düşmesi: Üyeliğin dondurulmasına sebep olan durum veya durumların iki yıl boyunca devam etmesi veya bu sürede üyeliğin dondurulmasına sebep olacak bir başka durumun ortaya çıkması halinde Dernek Yönetim Kurulu kararı veya BHÇG üyelerinin kararı ile üyelik düşürülebilir. Üyeliğin BHÇG üyelerinin kararıyla düşürülmesinde, üyeliğin dondurulması için geçerli olan usul izlenir. Üyeliği düşürülen BHÇG üyesi, üyeliğin düşürüldüğü tarihten itibaren bir yıl süreyle yeniden BHÇG üyeliğine (Gönüllü üyelik dahil) kabul edilemez.

Burs Uygulama Esasları

Madde 7

7.1) Burs verilecek öğrenci sayısı, her eğitim-öğretim yılının başında ÜNİVERSİTE Burs Ofisi ile koordinasyon sağlanarak ve ilgili yıl için öngörülen bütçe olanakları tespit edilerek, gündemi özel olarak oluşturulmuş bir BHÇG toplantısında belirlenir ve Yönetim Kurulu’nun onayı ile yürürlüğe girer.

7.2) BHÇG, ODTÜ Burs Ofisi’nin yönlendirdiği öğrenciler arasından, öngörülen sayıda yeni bursiyer öğrencinin tespiti için her yıl ÜNİVERSİTE ile koordineli belirlenecek bir tarihte ODTÜ’de, BHÇG, Dernek üyeleri, bağışçılar ve mezun bursiyerlerin katılımı ile mülakatlar düzenler. BHÇG, maddi desteğe en fazla gereksinimi olanlar öncelikli olmak üzere, başarılı ve sosyal yönü gelişime açık olan öğrencilerin burstan yaralanması için gerekli organizasyonu yürütür.

7.3) BHÇG aracılığı ile verilen bursların kesilme ve yeniden bağlanmasında Üniversite’nin burs kesme ve yeniden bağlama kriterleri uygulanır.

7.3.1) Bursun Kesilmesi:

  • Burslar, dönemler itibariyle ODTÜ Burs Ofisinin ODTÜ WEB sitesinde yayınladığı kurallara göre kesilir. Bu konudaki değişiklikler Burs almakta olan tüm öğrencilere uygulanır.

7.3.2) Bursun Yeniden Başlatılması:

  • Bursu notlarından dolayı kesilmiş bursiyerin, Üniversite’nin kriterlerine göre notlarının düzelmesi halinde bursunun tekrar bağlanabilmesi için ODTÜ Burs Ofisi’ne bir dilekçe vermesi gerekmektedir. Burs Ofisi’nin öğrencinin yeniden burs hak ettiğini Dernek’e yazılı olarak bildirmesi üzerine Dernek öğrencinin bursunu yeniden başlatabilir. Öğrencinin, dilekçe verdiğini ayrıca Dernek‘e de bildirmesi gerekir.

7.4) Burs kategorileri aşağıdaki şekildedir:

7.4.1) Normal Burs: Okula yeni başlayan veya ara sınıf olmakla birlikte mülakatlarda uygun görülen öğrencilere mezun olana dek verilen burslardır.

7.4.2) Şeref Bursu: Son dönem GPA notu 3.00’ın üzerinde olan bursiyere verilir. (Yaz okulu notları bu burs için dikkate alınmaz. )

7.4.3) Kemal Kurdaş Bursu: Bursiyerlerimizden, kendi fakültesinde, bir önceki eğitim yılı sonunda en iyi kümülatif ortalamaya sahip 5 fakülte birincisi bursiyere bir sonraki eğitim yılı boyunca verilir. Eğer bir fakülteden aynı en yüksek ortalamaya sahip birden fazla bursiyer varsa Kemal Kurdaş bursu her fakültede birden fazla bursiyere verilebilir.

7.5) Burs kategorileri ve burs miktarları BHÇG tarafından bütçe çalışmasında belirlenir ve Yönetim Kurulu kararı ile yürürlüğe girer.

7.6) Yeni Burs Kategorileri: BHÇG daha çok öğrenciye burs verilmesini sağlamak veya yeni finansman kaynakları oluşturabilmek amacıyla yeni burs kategorileri yaratabilir. Bunlar, Fakülte bursu, Bölüm Bursu, mail veya arkadaş grubu bursu, meslek odası bursu, kurumsal burs, aile bursu, anısına burs, adına burs, özel yetenek bursu gibi alt kategoriler olabilir. Yeni burs kategorisi uygulama detayı BHÇG toplantılarında ele alınır ve oluşacak öneri Dernek Yönetim Kurulu’na sunulur. Dernek Yönetim Kurulu kabulü sonrasında yeni burs kategorileri aktif hale getirilir.

7.7) Özel Burs Kategorileri

7.7.1) En az 12 ay devam etmek koşulu ile en az bir öğrencinin bir eğitim yılı süresince alacağı normal burs miktarı kadar olmalıdır.

7.7.2) Gerektiğinde, Özel Burs’ta ismi kullanılan kişinin kanuni mirasçılarından ismi kullanma hakkı yazılı olarak istenebilir.

7.7.3) Özel Burs miktarı ve koşulları BHÇG yönetmeliğine uygun olarak hazırlanır ve Dernek Yönetim Kurulu imza yetkililerinin imzaladığı protokol ile belirlenir. Öğrenciler BHÇG kriterlerine ve sürecine göre belirlenir.

7.7.4) Özel Burs tutarı BHÇG havuzuna aktarılan özel tutardan karşılanır. Bursiyere kimin adına burs aldığı söylenir ancak öğrenci bunu kabul etmeme hakkına sahiptir.

7.7.5) Anısına burs bütün bir öğretim süresince devam etmeyebilir, burs veren kişi ödemesini yapmaz/yapamaz ise bursiyerin bursu kesilir. Bu konu ve burs şartları bursiyere anlatılır. Bursun kesilmesi durumunda, öğrencinin durumu incelenerek, bursun devam etmesi BHÇG kararıyla, eğer burs bütçesi uygunsa, burs havuzuna aktarılarak devam edilebilir.

7.7.6) Burs fonuna katkı sağlayanlar uygun bulursa, burs verilen öğrenciye burs fonuna katkı sağlayanın adı açıklanabilir.

7.8) Bursa İlişkin Diğer Uygulamalar

7.8.1) Kredi ve Yurtlar Kurumu veya benzeri devlet kredisi veya bursu alan öğrencilere BHÇG bursu verilebilir.

7.8.2) BHÇG kanalı ile burs alan öğrenci, özel kişi, kurum ve kuruluştan BHÇG’nin sağladığı minimum bursa eşit veya fazlası miktarda başka burs aldığı taktirde öğrencinin bursu kesilir, alınan burs daha aşağıda ise bursun kesilip kesilmemesine, BHÇG toplantısında, öğrencinin durumu tekrar incelenerek, toplantıya katılan üyelerinin oy çokluğu ile karar verilir.

7.8.3) BHÇG, uygulama esaslarını ve beklentilerini bursiyerlere yazılı olarak bildirir. BHÇG, beklentilere uygun davranmayan öğrencilere burs vermeme hakkını saklı tutar, verilmiş olanların bursunun kesilmesinin gerekçelerini kendilerine yazılı olarak bildirir. Bu karar, değerlendirme toplantısına katılan BHÇG üyelerinin oy çokluğu ile alınır.

7.8.4) BHÇG, çeşitli etkinliklerle bursiyerleri tanımayı hedefler ve mali imkanları çerçevesinde seçilen öğrencilere, mezun büyüklerinin yaşam deneyimlerinden faydalanmalarını sağlayacak; onların, sadece okudukları fakültelerin bilgilerini edinmiş mezunlar olarak değil, hayatın çeşitli yönlerini görebilen, sanatla, edebiyatla, insanla, toplumla ilgili konularda asgari bilgilere sahip olmuş, çevresi ve kendisi ile barışık insanlar olarak hayata atılmalarına yardımcı olacak etkinlikler düzenler.

7.8.5) BHÇG olanakları çerçevesinde, desteklediği öğrencilerin her konuda tartışan ve fikir üretebilen, çeşitli konularda okuyan, sosyal sorumluluk bilincini geliştiren etkinliklerde bulunan özgür bireyler olmasını teşvik edecek projeler (mekansız kütüphane, e-posta grupları, web sayfaları, söyleşi ve seminerler, mentorluk ve staj programları, tiyatro, sinema ve konser etkinlikleri, sivil toplum kuruluşlarında çalışma, çeşitli mekanlarda gezi ve toplantılar, kütüphane projeleri, ihtiyacı olan okul ve öğrencilere yardım vs. gibi) geliştirir ve uygular. Öğrencilerin sosyal sorumluluk amacıyla yürüttüğü projelere bursiyer öğrencilerin yanı sıra diğer ODTÜ öğrencileri gönüllü olarak katılabilir.

7.8.6) BHÇG desteklediği öğrencilerin yurt dışı deneyimleri kazanabilmeleri amacıyla, Erasmus / Exchange / AB Projeleri / Yurt dışı staj gibi programlara katılacak öğrencilerin maddi destek taleplerini değerlendirir ve Yönetim Kurulu onayına sunar.  Burs aldığı süre içinde bir değişim programına katılma hakkı kazanan her bursiyere YK onayı ile yol vb giderlerini karşılamak üzere şeref bursu tutarında 2 aylık ek burs ödenir.

7.8.7) BHÇG desteklediği öğrencilerin işe girmelerini ve yurtiçi/yurtdışında staj yapmalarını kolaylaştırmak için çalışmalar yürütür.  Bu amaçla bursiyer öğrencilerin girmeleri gereken TOEFL/ IELTS/ GMAT/ GRE gibi uluslararası geçerliliği olan sınavların ücretini karşılamak üzere BHÇG kararı ve Yönetim Kurulu onayı ile ek burs ödeyebilir. Bu ödemenin hakedilmesi için sınav giriş belgelerinin ibrazı gerekir.

7.8.8) Burs alan öğrenciler, mezuniyetleri sonrasında burs fonuna katkı sağlamak ve BHÇG’de görev almak üzere yönlendirilirler. Bu amaçla BHÇG, mezun öğrencilerin iletişim bilgilerinin güncel tutulmasını sağlamak üzere çalışmalar yapar.

7.8.9) BHÇG, kendisi ile aynı amacı hedeflemiş olan Orta Doğu Teknik Üniversitesi ve diğer üniversitelerin; Dernek, Vakıf ve komiteleri ile ve eğitimi destekleyen yurt içi ve dışı platformlarla işbirliği yapabilir.

Mali Kaynaklar ve Bütçe

Madde 8

BHÇG, bursiyerlere sağlanan mali desteği aşağıdaki kaynaklardan sağlar:

  1. a) ODTÜ mezunu olan veya olmayan kişi, grup ve kurumlardan sağlanan aylık veya tek seferlik bağışlar ve yıllık bağışlar
  2. b) Burs fonu için özel olarak gerçekleştirilen Tiyatro, konser, yemek, gezi, sportif faaliyet gibi etkinlik ve kampanyalardan elde edilen net gelirin tamamı,
  3. c) Tişört, şapka gibi promosyon ürünleri ve üyelerin bağışladığı kitap vb.ürünlerin satışlarından edinilen karlar,
  4. d) Finans kurumlarında paranın işletilmesinden elde edilen gelirler,
  5. e) Dernek etkinliklerinden sağlanan net gelirin Yönetim Kurulunca Dernek bütçesinin durumuna göre belirlenecek miktarının aktarılması ile oluşan gelirler. 

BHÇG Bütçesi

Madde 9

9.1) BHÇG’nin hazırladığı bütçe taslağı, BHÇG gündemine alınır, irdelenir, oluşturulan öneri, Dernek Yönetim Kurulu’na gönderilir ve onayı sonrası Dernek Genel Kuruluna sunulur. Bu amaçla, BHÇG öneri çalışmaları bir önceki yılın Kasım ayında başlatılır ve en geç Aralık ayı başında Dernek Yönetim Kuruluna verilir.

9.2) Etkin yönetim yapılması açısından yıl içinde bütçe revizyonları yapılır, önemli sapmalar oluşuyorsa, finansman yolları veya kullanım yerleri önerileri ile onay için Dernek Yönetim Kurulu’na bilgi verilir.

9.3) Burs havuzu gelirlerinin artırılması ve çalışmalardan bilgi vermek üzere yılda en az iki kere Dernek Yönetim Kurulu ile ortak toplantı yapılır. Bunlardan birisi Bütçe önerisinin sunulduğu dönemde, diğeri Nisan veya Mayıs ayı içinde yapılır.

Mali Kaynakların Kullanımı

Madde 10

10.1) Dernek Burs Sorumlusu mali durum ile ilgili raporu aylık olarak BHÇG üyelerine sunar. Rapor sunumu, elektronik ortamda ve takip eden ayın ilk 5 iş günü içinde yapılır. Aylık raporlar analitik yapıda olmalı hem önceki ayları hem de bir önceki yılın aynı ay verilerini ve aynı ay bütçe karşılaştırmalı verilerini göstermelidir. Aylık rapor, sunumdan sonraki ilk BHÇG toplantısında ele alınır.

10.2) Burs hesaplarından bu yönetmelikte aksi belirtilmediği sürece burs amacı dışında para çekilemez ve kullanılamaz.

10.3) BHÇG’ nun sosyal etkinlik giderleri ve öğrencilerin gelişimine destek verecek diğer proje harcamaları bursun geniş kapsamlı tanımı içinde düşünülmektedir.

Bu tür harcamalar için:

  1. a) Dernek etkinliklerinden burs fonuna aktarılan gelirler
  2. b) Burs hesaplarının nemalandırılması ile elde edilen gelirler
  3. c) Sponsorluk gelirleri
  4. d) Tek seferlik bağışlar

kullanılabilir.

Söz konusu harcamalar aşağıdaki kalemlerden oluşur.

  1. a) Bursiyerlerin toplumsal duyarlılık projeleri giderleri
  2. b) Bursiyerlerin sosyal gelişimi için BHÇG tarafından düzenlenen etkinlik giderleri
  3. c) Mentorluk ve benzeri projeler giderleri
  4. d) Burs kaynaklarının geliştirilmesi giderleri
  5. e) Burs Projeleri Sorumlusu personel gideri

Harcamaların Bu kapsamda karşılanacak harcamaların toplamı BHÇG’nin önerisi ve Yönetim Kurulu onayına tabi olmak kaydıyla bir önceki yılın toplam düzenli burs bağışlarının % 10 u ile Sponsorluk gelirleri toplamını aşamaz. Sponsorluk gelirlerinin sosyal bütçe kapsamında öncelikle harcanması esastır. Bu gelirler sponsor olunan etkinlik, proje, vb için harcanır.  Harcanmayan kısım sponsorun onayı ile burs havuzuna aktarılır. İlgili yıl için hesaplanmış olan %10 oranındaki tutardan o yıl içinde kullanılmamış olan miktar Yönetim Kurulu kararı ile ertesi seneye devredilir.

10.4) Bursiyer öğrencilere burs ödemeleri, Dernek Yönetim Kurulu onay ve imzası sonrasında öğrencilerin banka hesaplarına yatırılması yoluyla gerçekleşir.

10.5) BHÇG, dernek aracılığıyla anlaşılan bir bağımsız denetim firmasına senelik bazda hesaplarının denetlenmesini yaptırır. Denetleme, BHÇG’nin tüm hesaplarının incelenmesi ve bu yönetmeliğe uygunluğunun testi ile gerçekleşir. Denetleme, 01 Ocak – 31 Aralık arası dönemi için yapılır. Denetim ücreti burs havuzundan karşılanır. Denetim ücretinin piyasa koşullarında olmasından Dernek Yönetim Kurulu sorumludur.

10.6) Görülen eksikler, denetleme firması tarafından Dernek’e rapor edilir. Denetleme raporunun bir kopyası Dernek’te, Dernek üyelerinin görebileceği bir yere asılır. İsteyen her BHÇG üyesi, burs yardımı yapanlar ve Dernek’e borcu bulunmayan diğer üyeler denetleme raporunu görme hakkına sahiptir.

10.7) Burs hesaplarının tutulduğu banka hesaplarına ilişkin masraflar ve burs toplanması ile burs bağışlarının artırılması için kullanılan platformlar için ödenen ücret ve komisyonlar Burs Havuzundan karşılanır. Alınan faiz, ödenen komisyonlar ve  ücretlerin piyasa koşullarında olmasından Dernek Yönetim Kurulu sorumludur.

BHÇG’nin Burs Fonuna Katkı Sağlayanları Bilgilendirmesi ve Yükümlülükleri

Madde 11

BHÇG/Dernek, Burs Fonuna katkı sağlayanlara en az her yıl başında olmak üzere internetten veya elektronik ortamda gönderilecek mesaj ekiyle, bursiyerler, faaliyetler ve burs fonu gelir/gider hareketleri hakkında genel bilgilendirme yapar.

BHÇG banka hesaplarının ve çalışma bilgilerinin işlenmesi ve gizliliği ilkesi

Madde 12

12.1) Bursiyer ve bursilere ilişkin veri ve bilgilerin saklanması ve işlenmesine ilişkin olarak 18 Ağustos 2018 tarihli Resmi Gazetede yayınlanan 6698 sayılı Kişisel Verilen Korunması Hakkında Kanun’a göre alınması gereken hukuki tedbirler ile varsa bu kanun kapsamasında Dernek’in yararlanılabileceği istisnaların tespiti Yönetim Kurulu’nun sorumluluğunda olup, BHÇG kendisine Yönetim Kurulu tarafından bu konuda iletilen hususlarda Burs Sorumlusu’ndan çalışma yapmasını ister. Burs bağışçılarından veya bursiyerlerden alınması gereken onaylar var ise alınması, talimat veya kullanılan çeşitli formlarda bu doğrultuda ekleme ve düzeltmeler yapılması gerekiyorsa, BHÇG bunlara ilişkin tedbirleri alır.

12.2) Burs havuzuna ilişkin banka hesap bilgileri veya hesap hareket özetleri yanısıra burs fonuna katkı sağlayanların detay bilgileri, burs alan öğrencilerin özel bilgileri, öğrenci seçme görüşme notları gibi kişilere veya Derneğe özel bilgiler, Dernek Burs Sorumlusu, BHÇG Dönem Koordinatörü ve Dernek Yönetim Kurulu’nda burstan sorumlu üye ve Genel Sekreter dışında ancak özel bir konuda çalışma yapması amacıyla ve BHÇG Dönem Koordinatörü veya Yönetim Kurulu önerisiyle ve Yönetim Kurulu tarafından uygun bulunan BHÇG ve Yönetim Kurulu üyeleri ile paylaşılabilir. Bunun dışında diğer üyeler ile veya üçüncü partiler ile paylaşılmaz, alternatif kullanımlar için bilgi/veri verilmesi/aktarımı yapılmaz.

12.3) Burs Fonuna bağış yapan bursi veya bursilerden burs fonuna dair muhtelif konularda bilgilendirme talebi gelmesi halinde, tarafların kararlaştıracakları bir zamanda, Derneği temsilen Sayman veya bir Yönetim Kurulu üyesinin nezaretinde Dernek merkezinde bilgilendirme yapılır. Sözkonusu bilgilendirme görüşmesine Yönetim Kurulu’nca BHÇG Dönem Koordinatörünün da katılması istenebilir.

Yönetmelikte Yapılack Düzenlemeler

Madde 13

Bu yönetmelik hükümleri ile mevcut tüzük ve/veya Çalışma Gurupları yönetmeliği arasında çelişki olursa mevcut tüzük ve/veya çalışma gurupları yönetmeliği hükümleri uygulanır.

Yönetmelik Değişikliği

Madde 14

Bu yönetmelik maddelerinde değişiklik, Yönetim Kurulu ya da BHÇG üyelerinden en az birinin teklifi ile Madde 4’e göre yapılır ve Dernek Yönetim Kuruluna sunulur. Dernek Yönetim Kurulu incelemesi ve onayı sonrasında Dernek Olağan/Olağanüstü Genel Kurulu gündemine alınması ve Genel Kurulun kabulü sonrasında yürürlüğe girer. Kabul edilen değişiklik genel kurul karar ve tarihi yönetmelik sonuna eklenir.

Yürürlük

Madde 15

Yeni değişiklikleri de kapsayan bu yönetmelik, bir önceki 13.03.2016 tarihli yönetmeliğin yerine geçmek üzere 03.02.2019 tarihinde yapılan Dernek Olağanüstü Genel Kurul Toplantısında kabulü ile yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 16

Bu yönetmelik hükümlerini Yönetim Kurulu ve BHÇG yönetir yürütür.

Bu yönetmelik 16 (onaltı) maddeden ibarettir.