ODTUMİST-İSTANBUL ODTÜ MEZUNLARI DERNEĞİ

KVKK Aydınlatma Metni

KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ 

İstanbul ODTU Mezunları Derneği Olarak Üyelerimizin ve Derneğimize Destek Veren, Birlikte Faaliyet Gösterdiğimiz Özel ve Tüzel Kişi ve Kuruluşlar ile Bağışçılarımızın, Gönüllülerimizin  Kişisel Verilerin Korunması, Saklanması ve Paylaşılması Hakkında Kanun Kapsamında Bilgilendirilmesine İlişkin Açıklamamızdır.

Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ve Muvafakatname

07.04.2016 tarihinden Resmi Gazete’de yayınlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile birlikte, Istanbul ODTÜ Mezunları Derneği (ODTÜMIST) olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, tarafımıza herhangi bir şekilde iletilen kişisel bilgilerinizin, aşağıda açıklanacağı çerçevede kaydedileceği, saklanacağı, güncelleneceği, mevzuatın izin verdiği ve/veya zorunlu kıldığı durumlarda 3. kişilere açıklanabileceği / devredilebileceği, sınıflandırılabileceği ve KVKK’da sayılan şekillerde işlenebileceğini tarafınıza bildirme yükümlülüğümüz doğmuştur.

07.04.2016 tarihinden önce işlenmiş olan kişisel verilerle ilgili olarak bir istisna öngörülmüş ve bu verilerin Kanun’a uygun hale getirilmesi için 2 yıllık süre verilmiştir. Bu dönemde Kanun’a aykırı olduğu anlaşılan verilerin derhal silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerektiği hükme bağlanmıştır. Kanun, 07.04.2016 tarihinden önce alınan hukuka uygun rızaların da aksine bir irade beyanında bulunulmadığı takdirde 1 yılın sonunda Kanun’a uygun olduğunun kabul edileceğine yer vermiştir.

Bu kişisel veriler, Üye/Katılımcı tarafından fiziki ya da sanal ortamda her türlü yöntemle doğrudan verilen;

  • Ad ve soyadı,
  • Telefon numarası( ev ve iş), adres, e-posta adresleri, faks gibi iletişim bilgileri,
  • Cinsiyeti
  • Doğum tarihi
  • Eğitim düzeyi
  • İlgi alanları/ memnuniyetleri, şikayetleri
  • Sosyal medya tercihleri
  • Beğeni ve tercihleri
  • Ödeme bilgileri
  • Eğitim ve iş tecrübesi geçmişi/özgeçmiş bilgileri/kariyer hedefleri
  • İş unvanı/mesleği/çalıştığı yer
  • Yasal düzenlemelerin olanak tanıdığı kapsamda genel toplantı ve etkinlik görsellerini oluşturan fotoğraflar,gibi konuları içeren kişisel verilerdir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kanun’da ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi düşünce, din, mezhep veya diğer inançlar, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık veya cinsel hayat, kılık ve kıyafet, mahkumiyet, genetik ve biyometrik veriler gibi olarak sınırlı sayıda listelenmiş olan, kişinin doğrudan mahremi ile ilgili kişisel veriler.

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki diğer özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, kanunda öngörülen haller kapsamında açık rıza verilmesi ile mümkündür. Eğer kanun bu verileri almayı zorunlu tutuyorsa, bu halde açık rıza gerekmemektedir. Sağlık hizmet kuruluşları tarafından, hizmet kapsamında sağlık ve cinsel hayata ilişkin bilgileri saklanan hallerde, açık rızaya gerek bulunmamaktadır. Ancak derneğimiz bu tür bilgileri üyelerinden toplamamaktadır.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

 Üye/Katılımcı/Gönüllü’nün kişisel  verileri;

  • Üyelik, davetiye, etkinliklerden yararlanma gibi olanakların sağlanması ve  Üye/Katılımcı/Gönüllü’nün kullanımına sunulabilmesi için gerekli her türlü işlemin yerine getirilmesi,
  • Sunulacak hizmetler ve içerikleri konusunda bilgilendirme yapılabilmesi,
  • Hizmetlerinin iyileştirilmesi için kimliği ifşa edilmeden istatistiksel çalışmalarda kişisel veri ve bilgilerin değerlendirilmesi,
  • Üye/Katılımcı/Gönüllü’nün  tercih ve ihtiyaçlarının tespit edilerek Üye/Katılımcı/Gönüllü’ye verilecek hizmetlerin bu kapsamda şekillendirilmesi, güncellenmesi,
  • ODTÜMİST’e, sponsorlarına/destekçilerine, etkinliklerine ilişkin içerikler, olanaklar ve yeniliklerinden haberdar edilmesi,
  • Talep edeceği bilgi, etkinlik ve hizmetlerle ilgili Üye/Katılımcı/Gönüllü’ye bilgilendirme yapılması,
  • Üye/Katılımcı/Gönüllü’nün  yapabileceği şikayet ve başvuruların değerlendirilebilmesi,
  • Üye/Katılımcı/Gönüllü’nün  tercihlerine göre ilgilerini çekebilecek yeni etkinlik ve hizmetlerin önerilebilmesi,
  • Üye/Katılımcı/Gönüllü’nün  beğendiği, tekrar erişmek isteyebileceği, hatırlatılmasından memnuniyet duyacağı içeriklerin ve olanakların Üye/Katılımcı/Gönüllü’ye tercihine bağlı olarak hatırlatılabilmesi,
  • Üye/Katılımcı/Gönüllü tarafından verilen bilgiler esas alınarak Üye/Katılımcı/Gönüllü profilleri, ilgi alanları ve davranışları üzerinde araştırmalar yapılarak, anonim, toplam ve istatistiksel bir bilgi üretilmesi, bu bilgilerin diğer üyelerin bilgileri ile birleştirilerek belirli yaş grubu, kadın-erkek ziyaretçi yüzdesi gibi ODTÜMİST’in içeriğini geliştirmesi,
  • Verilen bilgiler esas alınarak Üye/Katılımcı/Gönüllü profilleri, ilgi alanları ve davranışları üzerinde araştırmalar yapılarak, oluşturulacak profillere özel içerik ve olanaklar geliştirilmesi,
  • Üye/Katılımcı/Gönüllü’nün Üye/Katılımcı/Gönüllü adı ve şifresini kullanarak giriş yaptığı mecralarda yer alan kişisel verilerinin, tercihlerinin, işlemlerinin ve gezinme süre ve detaylarının elde edilen diğer verilerle birlikte işlenebilmesi,
  • Sunulan hizmetlerin kalitesini arttırmak ve yeni hizmetler geliştirebilmek için analiz ve denetim yapılabilmesi,
  • Uygulama/application’ların yönetilebilmesi,
  • Yukarıda “Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi” kısmında açıklanan sair kanallardan elde edilen ve Üye/Katılımcı/Gönüllü’ye ait diğer verilerle eşleştirme yoluyla kimliğin tespit edilebilmesi, verilerin elde edilme amacı doğrultusunda kullanılabilmesi,
  • Verilerin saklanmak üzere aktarılması,
  • Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanma/yedeklenmesi,
  • ODTÜMİST’e ait veya desteklediği ya da duyurmak istediği  etkinlikler için Üye/Katılımcı/Gönüllü’ye bildirimde bulunulabilmesi, elektronik ileti gönderilmesi,
  • Yasal mevzuata uygun şekilde ayrıca onay alınmak sureti ile ticari elektronik ileti gönderilebilmesi,
  • Burs başvuruları,
  • ODTÜMİST’e iş başvurusunda bulunan kişilere uygun bir pozisyon olduğu takdirde yeniden iş önerisi götürülebilmesi, bu amaçla özgeçmişlerinin ve iş başvuru değerlendirme süresinde yapılan görüşme ve referans soruşturma notlarının saklanması; ODTÜMİST’te daha önce çalışmış kişilere uygun bir pozisyon olduğu takdirde yeniden iş önerisi götürülebilmesi, bu amaçla özgeçmişlerinin ve iş başvuru değerlendirme süresinde yapılan görüşme ve referans soruşturma notlarının saklanması, yeni işverenlere talep halinde verimlilik ve performans referansları verilebilmesi,
  • Bilginin elde edilmesi esnasında  Üye/Katılımcı/Gönüllü’ye bildirilecek sair amaçlarla,
  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak üzere,
  • Ve KVKK’da belirtilen diğer amaçlar ve şekillerde, işlenebilecektir.

Yukarıda belirtilen amaçlarla, kişisel verilerin aktarılabileceği kişi / kuruluşlar; Dernekler Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlar; bunlarla sınırlı olmamak üzere dernek amaçlarımızı gerçekleştirmek adına karşılıklı koordinasyon içinde olduğumuz üniversiteler, okullar, STK’lar, kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektörde faaliyet gösteren gerçek ve  tüzel kişiler, faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız program ortağı kuruluşlar, yurtiçi ve yurtdışı kurum ve kuruluşlar, bankalar ve diğer 3. kişilerdir.

Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, gerekli idari ve teknik tedbirler de alınarak elektronik veya fiziki ortamda toplanmakta ve saklanmaktadır. İşbu Aydınlatma Metni’nde de belirtilen dernek işlemleri, üyelik işlemleri, sözleşmeler, kanuni gereklilikler, idari işlemler ve organizasyon işlemleri gibi hukuki sebeplerle toplanan kişisel verileriniz Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde işlenebilmekte ve paylaşılabilmektedir.

Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde kanuni zorunluluklar, Dernekler Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuatlarda yer alan hususlar için gereken süreler ve/veya 5 yıl ve/veya 10 yıl, kanuni zorunluluk olmayıp ancak dernek ile ilgili gerekli işlemlerinizin sürekliliğinin sağlanabilmesi amacı ile açık rızanızı ilettikten sonra rızanızı geri alana kadar, kanuni zorunluluk olmayan diğer hususlar için amacın gerçekleşmesinden itibaren 1 yıldır.

KVKK’nın 11. maddesi gereği haklarınız;

Derneğimize başvurarak, kişisel verilerinizin;

a) işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) işlenmişse bilgi talep etme,

c) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,

d) eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme,

f) aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,

g) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarınız bulunmaktadır. Bu halde öncelikle veri sorumlusu olarak https://odtumist.org/wp-content/uploads/2021/05/KVKK-Talep-Formu.pdf bu linkte yer alan formu doldurarak Derneğimize başvurmanız, başvurunuz reddi halinde 30 gün sonra Kanun’un 14. Maddesi doğrultusunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na başvurmanız, başvurunuzun cevaplanmaması halinde ise başvurudan 60 gün sonra Kişisel Verileri Koruma Kuruluna başvurmanız gerekmektedir.

Yapacağınız yazılı başvuru kapsamında kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi “İstanbul ODTÜ Mezunları Derneği Cumhuriyet Cad. Cumhuriyet Apt. No:17/5 Taksim / Beyoğlu / İSTANBUL” adresine bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile veya formu doldurup dernek@odtumist.org adresine  email ile gönderebilirsiniz.

Kanun’un 28. maddesinin 1. fıkrasına göre ise aşağıdaki durumlarda veriler Kanun kapsamı dışında olacağından, veri sahiplerinin talepleri bu veriler bakımından da işleme alınmayacaktır:

  • Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
  • Bir sözleşmenin unsurlarını tamamlamak için kullanılması

* 10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca, veri sahiplerinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Kurum tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.